L’organizzazione di un evento è un’attività che richiede conoscenze in vari campi in quanto sono molti e diversi gli aspetti che devono essere gestiti. Soprattutto quando si tratta di un evento di grosse dimensioni, occorre quindi delegare parte dell’organizzazione a service specializzati che possano fornire personale, attrezzature e molto altro. ma come scegliere un service di fiducia? Ecco tutto quello che c’è da sapere.
Perché affidarsi ad un service per l’organizzazione di eventi
Sia che l’evento sia organizzato per proprie esigenze piuttosto che per quelle di un cliente, è praticamente impossibile riuscire ad avere tutto sotto controllo senza affidare nulla all’esterno: impossibile e anche dannoso.
Ci sono alcune attività, infatti, che è bene delegare ad agenzie specializzate in quanto questa scelta consente di avere un servizio di più alta qualità in quanto si tenderà ad affidare l’incarico a realtà imprenditoriali specializzate in uno specifico settore. Il compito di chi organizza l’evento, quindi, sarà quello di coordinare i vari service ingaggiati per assicurarsi di avere il meglio sotto ogni punto di vista.
Se la progettazione e il coordinamento devono restare in capo a chi organizza l’evento, sono tanti i servizi che possono essere esternalizzati come ad esempio il catering, la fornitura di addobbi floreali, quella di hostess e steward, quella del servizio musicale e così via. Ovviamente il segreto del successo in questi casi è quello di rivolgersi a service di qualità, specializzati nel tipo di evento che si sta organizzando e in grado di fornire ciò che occorre con competenza ma anche con costi che siano in linea con il budget preventivato.
Quali caratteristiche deve avere un service di fiducia
Come scegliere il service che meglio soddisfi le proprie esigenze? La scelta più ovvia potrebbe essere quella di affidarsi al passaparola ma non sempre questo metodo assicura risultati ottimali. Chi organizza eventi per mestiere sicuramente nel corso del tempo riesce a crearsi una sua azienda di fornitori con i quali si instaura un rapporto di fiducia, da richiamare evento dopo evento, certi della qualità del lavoro fornito.
In ogni caso è sempre bene rinverdire l’albo fornitori periodicamente così da poter attingere a sempre nuovi fornitori al fine di ottenere sempre il meglio. Ciò che classifica un buon fornitore non è ovviamente solo il prezzo, che deve comunque essere competitivo, ma soprattutto la qualità e la varietà del servizio offerto. Importante richiedere sempre referenze su un potenziale fornitore (e per fortuna il web aiuta in tal senso, essendo sempre prodigo di recensioni) e comunque non limitarsi ad un solo e primo contatto prima di scegliere il service al quale affidarsi.
Chiedere di avere un report o un book dei lavori precedentemente svolti potrà rappresentare un metro di comparazione importante e abbastanza veritiero.
Delegare servizi di interpretariato e hostess
Uno degli ambiti nei quali è possibile delegare il servizio ed ottenere risultati di qualità è sicuramente quello dell’interpretariato e della fornitura di hostess e steward nonché del noleggio degli impianti audio e video. In questo ambito, infatti, esistono realtà specializzate che operano da molti anni e sono state brave a crearsi un pacchetto di servizi altamente qualificato.
È il caso, ad esempio, di https://www.sbservizi.com/che offre tutto il supporto possibile per l’organizzazione di eventi anche di grandi dimensioni avendo operatori, personali e attrezzature adeguati per ogni occasione. Soprattutto il discorso dell’interpretariato non è da sottovalutare nell’organizzazione di un evento, in modo particolare se si tratta di un’occasione di respiro internazionale. L’accoglienza di ospiti stranieri deve essere improntata all’inclusione più totale e questo obiettivo passa assolutamente attraverso la messa a disposizione di personale bilingue che possa essere un ponte di comunicazione fra le differenti culture.
Quando si organizza un evento nulla può essere lasciato al caso ma ogni aspetto deve essere curato in modo dettagliato e preciso. Per questo motivo spesso è consigliabile delegare alcuni aspetti organizzativi e rivolgersi a realtà imprenditoriali specializzate per la fornitura di determinati servizi.
